Ретроконверсия

Құжаттар мен кітапханалық қорды ретроконверсиялау

Мәтіндік құжаттаманың, кітапханалық және ғылыми-зерттеу каталогтарының үлкен көлемін «ретроконверсия» технологиясының көмегімен көшіру күннен-күнге өзекті болып отыр. Ретроконверсия немесе ретроспективті конверсия — бұл сіздің компанияңыз үшін электронды мұрағатты толтыру мен жасаудың ең тиімді әдістерінің бірі.

«Кітапханатану және информатика бойынша терминдердің қысқаша сөздігі» «Ретроспективті конверсия — бұл машинамен оқылатын үлгідегі каталогтан алынатын жазбалар конверсиясы, сондай-ақ оның көмегімен жеке пайдалану үшін кітапхана машинамен оқылатын жазбалар көшірмесін алатын процесс». Ретроконверсия объектісі құжаттардың қағаз мұрағаты болып табылады, ал ретроконверсия нәтижесі құжаттардың электронды мұрағаты болады.

Ретроспективті конверсияның каталогтың бұрынғы үлгісін міндетті жоюды талап етпейтінін айрықша атап өткенді жөн көреміз, өйткені олар маңызды мұрағат көзін білдіреді. Мұндай Мұрағатта тарихи маңызды білдіретін құнды құжаттар болады, сондықтан ОСГ компаниясы оларды электронды мұрағатқа аударғаннан кейін құжаттарды жоюды ұсынбайды.

Ретроконверсияның артықшылығы

Ұйымдағы қағаз құжаттардың үлкен ағыны құжаттардың электронды мұрағатын жасауда өскелең бизнес қажеттілігін бұрыннан айқындап берген. ОСГ Ресей кітапханаларының жиынтық қорын көрсететін карточкалық және баспалық каталогтың тиімді, толық және сапалы конверсиясын ұсынады. Ретроконверсияның көмегімен е-Мұрағат, құжаттардың электронды мұрағатын жасауда тапсырыс беруші құжаттама ағынымен жылдам және ыңғайлы жұмыс әдісін алады. Ретроконверсия тиімді және өзекті, яғни осы технологияны қолдану кезінде ағындық сканерлеу пайдаланылады, бұл әрбір құжатпен жұмыс уақытын едәуір қысқартады.

е-Мұрағат бейінді емес болып табылатын — мысалы, құжаттарды іздеу міндетін орындауда қызметкерлер уақытын қысқартады. Электронды мұрағат баға жетпес жұмыс уақытын сақтай отырып, ақпаратты лезде табуға мүмкіндік береді және қымбат офистік жайдан босатады.

Ретроконверсия түрі

ОСГ компаниясы өз клиенттеріне құжаттарды ретроконверсиялау мен оларды электронды түрге көшіру кезінде ақпаратты ықтимал өңдеудің 3 нұсқасын ұсынады:

1. Имиджинг
   Имиджинг — бұл бейнені алу процесі. Бұл жағдайда, бұл құжаттар мен ақпааттарды сканерлеу және әрбір сканерленген құжатты электронды түрге көшіру, яғни «үлгілер» жасау. Құжаттар сканерленген беттердің графикалық үлгісінің жиынтығы түрінде сақталады. Имиджинг құжаттарды жоғары рұқсатта сканерлеуге мүмкіндік бермейді. Бұл әдіс қағаз құжаттардың – шарттардың, актілердің, өтінімдердің және т.б. үлкен мұрағатын электронды мұрағатқа көшіруді қалайтын компанияларға келеді. Бұл жағдайда құжаттарға мүмкіндікті ұйымдастыру үшін алаңдардың ең аз жиыны бойынша құжаттарды, сәйкестендіруші құжаттарды немесе тіпті құжаттар тобын индекстеу жүргізіледі. Имиджинг — құжаттарды ретроконверсиялаудың ең қарапайым және аз шығынды әдіс.
2. Сәйкестендіру конверсиясы
   Сәйкестендіру конверсиясы (дәл графикалық ретроспективті конверсия) — графикалық деректердің үлкен көлемін сапасын жоғалтпай электронды түрге көшіру. Егер сізге кітапханалар, мұражайлар, ғылыми орталықтар, яғни мәтіндік графикалық ақпараттан басқалар бар каталогтар кіретін ақпараттың үлкен ауқымын электронды түрге көшіру қажет болса, «сәйкестендіру конверсиясы» сізге барынша дәл келетін әдіс. «Сәйкестендіру конверсиясын» пайдаланғанда құжаттар сапасы бірнеше есеге артады. Мұндай жағдайда дерекқор базасын жасау кіріс құжаттарының негізінде өтеді, содан кейін үлгілер қажет болмайды, ал іздеу мүмкіндігі дерекқор базасымен жұмыс жасайтын бағдарламалық қамтамасыз етумен анықталады. Құжаттарды сәйкестендіру конверсиясының осы түрі құжаттаманы барынша дәл іздеу үшін жүзеге асырылады.
3. Жеке нұсқа
   Мәтіндік ақпараттар ағыны графикалық ақпаратпен араластырылатын ұйымдар үшін ОСГ іздеу мүмкіндігін ұлғайту үшін алаңдарды индекстеу жүргізілетін ретроспективті конверсиялаудың жеке нұсқасын ұсынады. Іздеу нәтижесі – имидждерді көру. Осы әдіске тоқтағанда, сіз мәтіндік және графикалық ақпараттарға – бірінші жағдайда имиджинг артықшылығын, ал екінші жағдайда – сәйкестендіру конверсиясын пайдаланумен лезде қолжетімділік мүмкіндігін аласыз. е-Мұрағатты жасау процесін бастамас бұрын сіздің құжаттарыңыздың болашақ электронды мұрағатының тұжырымдамасын анықтап алыңыз. Біз осы кезеңге айрықша көңіл бөлуді өтіне сұраймыз, өйткені мақсатты, міндетті ауыстыру және мақсатқа жеті әдістемесі жұмыс барысында жұмысты едәуір қиындатады және олардың уақытын ұлғайтады.

Ретроконверсия жүргізу кезеңдері

ОСГ сарапшылары сіздің қағаз мұрағатыңызды технологиялық параметрлерді: құжаттың саны мен номенклатурасын, қағаздың сапасын, құжаттар құрылымының күрделілігін, олардың оқылуын және т.б. анықтау мәніне мұқият зерделейді. Нәтижелер негізінде сарапшылар міндеттер қоюды нақтылайды және жұмыс кезеңінің құрамы мен сипаттамасын анықтайды:

Біздің мамандар сіздің құжаттарыңыздың жағдайына талдау жүргізеді және сізге қажетті жұмыстар мен орындау мерзімі туралы толық ақпарат береді. Сізге көрсетілетін қызмет сапасының жоғары болатынына сенімді болуыңызға болады.

ОСГ компаниясының құжаттарды ретроконверсиялауы — бұл құнды ақпаратты сақтаудың ашық және сенімді әдісі, сондай-ақ құжаттарды жеке мұрағатта сақтауға қаражатты үнемдеу.

ОСГ сондай-ақ бірегей мүмкіндікті — жұмысты тапсырыс берушінің аумағында жүзеге асыруды ұсынады: кітапханадағы, мұражайдағы ретроконверсия және т.б.

Құжаттар мен кітапханалық қорларды ретроконверсиялау қалай жұмыс істейді