Құжаттарды мұрағаттық өңдеу

Құжаттарды тиімділік үшін мұрағаттық өңдеу

Құжаттарды мұрағаттық өңдеу — нәтижесінде ұйымның құжаттары ретке келтіріліп, сипатталып, іске қалыптастырылатын қызметтер кешені.
Құжаттарды мұрағаттық өңдеу сізді клиенттер мен әлеуетті клиенттердің сұрау салуына жауап беру, қызметтерді немесе сатып алымдарды жүзеге асыру, тендерлерге қатысу, есептерді жасау, салыстыру жүргізу, тексеруден, әртүрлі қадағалаушылық тексерулерден өту, анықтама беру, қызметкерлерге әлеуметтік-құқықтық сипаттағы анықтамалар беру үшін шұғыл түрде қажет болып қалуы мүмкін құжаттарды іздеумен байланысты қиындықтардан құтқарады.
Құжаттарды мұрағаттық өңдеу ұйым көшкен кезде құжаттардың жоғалмауына және басшылық ауысқан кезде құжаттарды тапсыру-қабылдаудың дәлме дәл актісін алуға көмектеседі. Сондай-ақ әр құжаттың өзіндік сақтау мерзімі болады, ұйым сол мерзімнің ішінде оны сақтауға міндетті. Құжаттардың сақтау мерзімін тек кәсіби мұрағатшы анықтауы тиіс.Әдетте, компанияда стандартты құжаттардың бірнеше типі болады, олар: ұзақ мерзімге сақталатын негізгі қызмет жөніндегі құжаттар, сақтау мерзімі 50 жылдан басталатын жеке құрам жөніндегі құжаттар, қысқа мерзімді сақтау мерзімдері белгіленген қаржы-шаруашылық қызмет жөніндегі құжаттар. Алайда әрбір компанияда оның ауқымына, қызмет түріне, бизнес саласына, жұмыс жасау ұзақтығына, қызметкерлерінің санына, келісім-шарттарының типтері мен басқа да факторларына қарай құжаттардың қосымша түрлері болады, оларды сақтау мерзімдерін тек мұрағатшы анықтай алады. ОСГ 1998 жылдан бері Ресейдегіәртүрлі ұйымдарға құжаттарды өңдеу және мұрағаттық сақтау бойынша қызмет көрсетіп келеді, бізде тәжірибелі, кәсіби мұрағатшылар командасы жұмыс істеуде, олар сіздің барлық құжаттарыңыздың сақтау мерзімін дәл анықтап береді. Сіздің жұмысыңыздың ерекшелігі қаншалықты күрделі екендігі немесе сізде құжаттардың қаншалықты үлкен ауқымда жинақталып қалғандығы маңызы емес — өз құжаттарыңызды ОСГ-ге сеніп тапсырыңыз. 3000-нан астам шағын, орта және ірі бизнес ұйымдары бізге сенім танытты, тексеріп көрді, құжаттарын өңдеуді және сақтауды сеніп тапсырды.

Құжаттарды заң бойынша мұрағаттық өңдеу

Құжаттарды құрудың, тіркеуің, есепке алудың, сақтаудың, сондай-ақ құжаттарды жоюдың және құжаттарды Федералды мұрағатқа берудің нақты тәртібі ресей заңнамасымен бекітілген. Бірқатар нормативтердің бұзылғандығы үшін ұйымдарға да, олардың басшылығына да әртүрлі айыппұлдар, сондай-ақ Ресей Федерациясының заңнамасымен (Ресейдің Мәдениет министрлігінің 25.08.2010 жылғы N 558 бұйрығымен бек.) анықталған азаматтық-құқықтық, әкімшілік және қылмыстық жауапкершілік белгіленген. Ұйым тұлғаларының құжаттардың сақталуын орындамағаны үшін жауапкершілік N 125-ФЗ Федералдық заңның 27-бабымен де белгіленген: заңды тұлғалар, сондай-ақ лауазымды тұлғалар мен РФ-дағы мұрағаттық іс туралы заңнаманың бұзылуына кінәлі тұлғалар РФ-ның заңнамасымен белгіленген азаматтық-құқықтық, әкімшілік және қылмыстық жауапкершілікті арқалайды.
Мысалы, бастапқы құжаттардың болмауы немесе шот-фактуралардың, болмаса бухгалтерлік есеп және салық есебі тіркелімінің болмауы, әрбір осындай жағдай үшін айыппұл өндіріп алуға әкеп соқтырады. Егер есепті кезеңде бірнеше құжат жоғалған болса, онда айыппұлдың сомасы бірнеше жүздеген мың рубльге жетуі мүмкін. Құжаттарды мұрағаттық өңдеу — оның нәтижесінде сізде құжаттарыңыздың толық талдауы болатын, жетіспейтін құжаттарыңыздың тізімін алатын және сіз алынған деректер негізінде басқарушылық шешім қабылдайтын қызмет. Мұрағаттық өңдеу: істерді жоюға бөлуді, тұрақты және уақытша сақтау мерзімі бар істерді толық немесе ішінара өңдеуді, құжаттарды жүйелеуді, ретке келтіруді және тізімін жасауды, сондай-ақ оны орындау үшін әртүрлі типтегі құжаттарды өңдеуде тәжірибесі бар, жоғары деңгейлі кәсіпқой маман ғана жіберілетін құжаттардың құндылығы сараптамасы секілді күрделі және жауапты жұмыстарды қамтиды.
ОСГ Рекордз Менеджмент Ресейде 1998 жылдан бері жұмыс жасап келеді, елдегі ең ірі компаниялар мен мемлекеттік құрылымдарға құжаттарды мұрағаттық өңдеу бойынша қызметтер көрсетеді. Бейінді білімі және әртүрлі бизнес индустриясындағы ұйымдардың құжаттарын өңдеуде мол тәжірибесі бар мұрағатшылар сіздің құжаттарыңызды мұрағаттық өңдейді, жүйеге келтіреді, РФ-ның мұрағаттық заңнамаларына сәйкес сақтау мерзімін орнатады және сізге құжаттарды оңайырақ басқару, құжаттарды бақылап отыру, ұйымда құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге кететін ақшаны сақтап қалуға және ұйымдарда құжаттарды сақтау, жинақтау, есепке алу және пайдалану ережелерінің сақталмағандығы үшін жазалаулар мен айыппұлдарға тап болмау мүмкіндігін беретін басқа да мұрағат жұмыстарын орындайды.

Құжаттарды мұрағаттық өңдеуді не құрайды