fbpx
050051, Қазақстан Республикасы, Алматы, Самал-2, 105-үй, 4-кеңсе +7 701 506 90 94

Құжаттарды сканерлеу

Әртүрлі типті сканерлер, оның ішінде кең форматты және планетарлық сканерлер сіздің кез-келген көлемдегі және түрдегі құжаттарыңызды цифрлауға мүмкіндік береді: жеке қағаздарды, кітаптарды, сызбаларды, тігуді, істерді және тіпті ескі тозған манускриптерді.
Бүгін ОСГ күніне 2 000 000 бетті сканерлейді және біз сіздің кез-келген көлемдегі қағаздан жасалған қазіргі е-Мұрағатыңызды қысқа мерзімде жасау үшін бұл көлемді ұлғайтуға қабілеттіміз.
Қазіргі заманғы қондырғы мен арнайы оқыған қызметкер сіздің ұйымыңыздың кез-келген құжаттарын тез және дәл сканерлеуге кепілдік береді.
Біздің тәжірибе, масшиаб пен технология жақсы баға ұсынуға мүмкіндік береді.
Біз сіздің құжаттарыңызды сканерлеуге дайындаймыз: қапсырманы айырамыз және қыстырғышты аламыз, құжаттарды іске жинақтаймыз және оларды сіз барлық қажетті құжаттарды бірден көру үшін белгілі тәртіппен қалаймыз.
Сканерленген құжаттарды біз сіз таңдаған кез-келген форматта, оның ішінде tiff, pdf және jpeg сақтаймыз және олар сізге бірден е-Мұрағатта қолжетімді болады.
Сіз тапсырыс берген кезде сканерлеу барысында біз сіздің компанияңыздың құжаттарын бірден индекстейміз, яғни скан-үлгімен негізгі ақпаратты береміз, мысалы: құжаттың түрі, күні, офистің мекен-жайы және е-Мұрағаттан электронды құжаттарды ыңғайлы және тез іздеу үшін басқа деректер.
ОСГ курьерлері құжаттарды Ресей мен ТМД-да орналасқан сіздің кез-келген офисіңізден жедел қабылдайды және құжаттарды сканерлеу орталығына жеткізеді. Сіз біржолғы тапсырыс бере аласыз және сіздің ұйымыңыздың бүкіл Ресейдегі офистерінен жаңа құжаттарды сканерлеуге берудің өзіңізге ыңғайлы кестесін жасай аласыз.

Құжаттарды цифрлеудің артықшылығы

Компанияның бизнес-процесін оңтайландыру кезіндегі маңызды қадам – құжаттарды сканерлеу. Тек мұрағатты реттеумен және құжаттарға мүмкіндіктің ыңғайлы жүйесін жасаумен ғана ұйымның тиімді және табысты жұмысын қамтамасыз етуге болады.

Статистикаға сәйкес құжаттар мұрағатын сканерлеу компания қызметкерінің ішкі еңбек шығынын орташа 35% қысқартуға мүмкіндік береді. Қызметкерлер құжаттарды іздеу мен сақтау бойынша бейінді емес қызметпен айналысуды тастайды және өзінің қызметтік міндеттерін барынша сапалы орындайды.

Құжаттарды сканерлеудің екінші маңызды артықшылығы – офистік кеңістіктің пайдалы алаңын үнемдеу. Цифрланған құжат әр кезде электронды түрде қолжетімді және осылайша офисті босатуға болады: құжаттардың қағаз түпнұсқаларын сақтауды тастаңыз.

Сондай-ақ құжаттарды сканерлеу ақпаратпен жұмыс істеген кезде құпиялылық деңгейін елеулі арттыруға мүмкіндік береді. Электронды мұрағатқа орналастырылған цифрланған құжатты жұмыс үшін бұған авторландырылған рұқсатқа ие қызметкер ғана ала алады. Бұл ретте құжаттың қағаз түпнұсқасы ОСГ-ның мұрағаттық қоймасында сенімді сақталады.
Құжаттардың скан-үлгісімен жұмыс ақпаратқа ыңғайлы мүмкіндікті қамтамасыз етеді, сөйтіп құжаттармен жұмысты тиімді ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Құжат үнемі қолжетімді болады және кез-келген сәтте жұмыс үшін жүктелуі мүмкін.

Сканерлеу ОСГ құжаттарды сканерлеудің арнайы орталығында жүзеге асырылады. Құжатты сканерлеудің алдында оны сканерлейтін жерге тасымалдау қажет. ОСГ-ның құжаттарды жеткізу үшін арнайы курьерлік қызметі бар және сізге буып-түюден және құжаттарды ауыстырудан бастап е-Мұрағатты жасауға және құжаттарды мұрағаттық сақтауға дейінгі қызметтің толық кешенін қамтамасыз етеді.

Ақпараттың құпиялылығын сақтау

Маңызды: мұрағаттық құжаттарды сканерлеген кездегі бүкіл жұмыс құпиялылықтың жоғары өлшемдерін сақаумен орындалады. Сканерлеуге түсетін ақпарат бөгде көздерден қорғалған.

Құпиялылықты қорғау әдістері
  • Құжаттарды сканерлеу үшін кәсіби қондырғыларды пайдалану;
  • Бейнебақылау жүйесін пайдалану;
  • Ақпараттың құпиялылығы туралы келісімді жауапты сақтау.

Жұмыс тәжірибесі құжаттарды сканерлеу компания мұрағатын бизнестің барлық саласында құнды активке айналдыратынын көрсетті. Алайда құжаттарды сканерлеу мен тану барынша талап етілетін салалар да бар.

Мұндай салаларға:
  • Банк саласы;
  • Бөлшек сауда;
  • Сақтандыру компаниясы;
  • Консалтингтік қызметтер көрсететін компаниялар;
  • Заң компаниялары жатады.

Үлкен көлемдегі мұрағаттық құжаттарды сканерлеген кезде жауапты және жүйелік әдіс талап етіледі. Құжаттар үлкен болған сайын цифрлық форматқа ауыстыру қажет – құжаттарды сканерлеуге дайындау соншама күрделі. ОСГ-ның дана шешімдерінің кешенімен мұрағаттық құжаттың кез-келген көлемін сканерлеу тез және сапалы орындалды.

Құжаттарды сканерлеу мен тану барынша тиімді орындалуы үшін ОСГ мамандары құжаттарды сканерлеуге дайындайды.

Бұл кезеңде құжаттарды сканерлеу екі негізгі міндетте орындалады:
  • Құжаттарды техникалық өңдеу;
  • Құжаттарды жүйелеу.

Құжаттарды техникалық өңдеу кезеңі

Қағаз тасымалдағыштарды құжаттар сканын жасауға нақты дайындау үшін әрекеттер кешені кіреді. Мыналарға байланысты:

  • сканерлеуге түсетін құаттардың түрі мен жағдайына;
  • сканерлеу алдына қойылған міндеттерге;

құжаттарға техникалық өңдеу жүргізіледі. Бұл кезең сканерлеу процесінің бұдан әрі барынша автоматтандырылуы үшін маңызды. Құжаттарды цифрлаудың осы кезеңінде олардан сканерлеу рәсіміне кедергі келтіруге қабілетті барлық металл элементтер алынып тасталады.

Ақпаратты жүйелеу кезеңі

Жұмыстың осы сатысында сканерлеу кезінде құжаттардың мұрағаттарына мағыналық талдау жүргізіледі. Сканерлеудің нақты қандай қызметіне тапсырыс берілгеніне байланысты – мамандар деректерді сұрыптау мен жүйелеу бойынша кешенді жұмыстарды орындайды.

Сканерлеуге жататын құжаттарды анықтау жөніндегі жұмыс жүргізілуі мүмкін. Егер бүкіл мұрағаттан тек құжаттың белгілі түрін ғана сканерлеу қажет болса – ОСГ қызметкерлері осы сұрыптаманы ғана орындайды. Осылайша, нақты электронды түрге аудару қажет ақпарат қана сканерленетін болады.

Сондай-ақ мұрағаттық құжаттарды сканерлеудің осы кезеңінде құжаттарды сұрыптау мыналарды ескере отырып, жүргізіледі:

  • хронологиялық тәртіп;
  • құжаттама түрі;
  • жағдайы мен сыртқы түрі.

Жүйелеу кезеңі құжаттарды алдағы индекстеуге дайындау кезеңінде аса маңызды. Сканерленген құжаттарға ыңғайлы мүмкіндік деректерді жүйелеу кезеңінде жұмыстардың қаншалықты мұқият орындалғанына байланысты.

Заманауи техниканың мүмкіндігі құжаттарды онлайн сканерлеуді орындауға мүмкіндік береді. Алайда егер нақты үлкен компанияның тұтас мұрағатын сканерлеу туралы болса – онда әрине, мұндай сканерлеуді мамандандырылған аутсорсингтік компания ОСГ Рекордз Менеджмент орындауы тиіс. Мұндай әдіс құжаттарды сканерлеуді оңтайландыруға мүмкіндік береді және білікті орындаған кезде қағаз құжаттарды зияткерлік электронды мұрағатқа айналдырады.
Құжаттарды қайда сканерлеуді таңдағанда, сканерлеу процедурасының өзі – бұл құжаттамаларды толыққанды өңдеу үшін іске асыруды талап ететін кешенді шешімнің бір бөлігі ғана екенін есте сақтау керек.

Біз құжаттарды қалай сканерлейміз

1.

Сканерлеу мақсатын анықтаңыз
Е-Мұрағатты – құжаттардың электронды мұрағатын қалай пайдалануды жоспарлайтыныңызды бізге хабарлаңыз – біз сіздің компанияңыздың құжаттарын қалай жақсы сканерлеу керектігіне ұсыныс береміз: жекелей немесе пакеттерге жинақталған түрде және алдағы жұмыстың ыңғайлылығы үшін істі біріктіруге қандай құжаттар керектігін.

2.

Көлемді анықтаңыз
Сіздің қандай құжаттармен жұмыс істегіңіз келетін, қайда ұнайтынын шешіңіз және оларды сканерлеуге ОСГ-ға беріңіз. Біз ұйымның бүкіл қалыптасқан мұрағаты мен пайда болған жаңа құжаттарын цифрлық түрге аударамыз. Жай ғана кез-келген сіздің офисіңізден РСГ сканерлеу орталығына құжаттарды жеткізу кестесін көрсетіңіз. Біз құжаттарды жеке курьерлік қызметтің көмегімен жылдам жеткіземіз.

3.

Мұрағаттан құжаттарды сканерлеу
Егер сіз қағаз мұрағатты ОСГ құжаттарды сақтау орталығында сатасаңыз, құжаттарды і-Мұрағат арқылы сканерлеу қызметіне тапсырыс беріңіз. Қораптардың штрих-кодтарының нөмірін көрсетіңіз, біз оларды сканерлеу орталығының қоймасына орналастырамыз. Бір тәуліктен кейін сіз өзіңіздің е-Мұрағаттағы құжаттармен жұмыс бастай аласыз.

4.

Индекстеу
Сіз е-Мұрағаттың барлық артықшылықтарын тез пайдалану үшін біз деректерді танудың автоматты жүйесін қолдана отырып, сканерленген құжаттардың сәйкестендіру алаңын индекстейміз. OCR-ды қолдану бізге сканерленген құжаттан ақпаратты жылдам оқуға және е-Мұрағаттың артықшылықтарын жылдам пайдалану үшін оның мәнін ашуға мүмкіндік береді.

5.

Сканерленген құжаттарға мүмкіндік
Сканерлегеннен және индекстегеннен кейін біз сіздің құжаттарыңызды е-Мұрағатқа жүктейміз және сіз оларды бірден көре аласыз, түзете аласыз, басып шығара аласыз, әріптестеріңізге жібере аласыз және е-Мұрағаттың барлық қалған функционалын пайдалана аласыз.

6.

Құжаттар түпнұсқасын е-Мұрағатқа беру
Құжаттардың қағаз түпнұсқаларын сканерлегеннен кейін біз құжаттарды кәсіби мұрағаттық қоймаларға сақтау үшін ОСГ мұрағатына орналастырамыз. Мұрағатта ақпаратты кез-келген тасымалдағыштарды сенімді және құпия сақтау үшін оңтайлы жағдайлар жасалған.
Сұратуды қазір жасаңыз

Сканерлеу үшін құжаттарды сілтемелер

ОСГ сайты келушілерге құжаттар мен ақпараттарды басқару мәселелерін түпкілікті зерттеу мүмкіндігін ұсынады. Сілтемелерді пайдаланыңыз немесе біздің Басшылық және нұсқаулық бөліміне кіріңіз.

Компания тарихы

ОСГ-ға бүгін хабарласыңыз

Өз арманыңызды іске асырыңыз! Консультантқа қоңырау соғыңыз: +7 701 506 90 94

Рахмет! Сіздің өтінішіңіз сәтті жіберілді. Біз сізге жақын арада жауап береміз.
ОСГ Рекордз Менеджмент +7 701 506 90 94.