Құжаттарды цифрлеудің артықшылығы
Статистикаға сәйкес құжаттар мұрағатын сканерлеу компания қызметкерінің ішкі еңбек шығынын орташа 35% қысқартуға мүмкіндік береді. Қызметкерлер құжаттарды іздеу мен сақтау бойынша бейінді емес қызметпен айналысуды тастайды және өзінің қызметтік міндеттерін барынша сапалы орындайды.
Құжаттарды сканерлеудің екінші маңызды артықшылығы – офистік кеңістіктің пайдалы алаңын үнемдеу. Цифрланған құжат әр кезде электронды түрде қолжетімді және осылайша офисті босатуға болады: құжаттардың қағаз түпнұсқаларын сақтауды тастаңыз.
Сондай-ақ құжаттарды сканерлеу ақпаратпен жұмыс істеген кезде құпиялылық деңгейін елеулі арттыруға мүмкіндік береді. Электронды мұрағатқа орналастырылған цифрланған құжатты жұмыс үшін бұған авторландырылған рұқсатқа ие қызметкер ғана ала алады. Бұл ретте құжаттың қағаз түпнұсқасы ОСГ-ның мұрағаттық қоймасында сенімді сақталады.
Құжаттардың скан-үлгісімен жұмыс ақпаратқа ыңғайлы мүмкіндікті қамтамасыз етеді, сөйтіп құжаттармен жұмысты тиімді ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Құжат үнемі қолжетімді болады және кез-келген сәтте жұмыс үшін жүктелуі мүмкін.
Сканерлеу ОСГ құжаттарды сканерлеудің арнайы орталығында жүзеге асырылады. Құжатты сканерлеудің алдында оны сканерлейтін жерге тасымалдау қажет. ОСГ-ның құжаттарды жеткізу үшін арнайы курьерлік қызметі бар және сізге буып-түюден және құжаттарды ауыстырудан бастап е-Мұрағатты жасауға және құжаттарды мұрағаттық сақтауға дейінгі қызметтің толық кешенін қамтамасыз етеді.
Ақпараттың құпиялылығын сақтау
Маңызды: мұрағаттық құжаттарды сканерлеген кездегі бүкіл жұмыс құпиялылықтың жоғары өлшемдерін сақаумен орындалады. Сканерлеуге түсетін ақпарат бөгде көздерден қорғалған.
Құпиялылықты қорғау әдістері
- Құжаттарды сканерлеу үшін кәсіби қондырғыларды пайдалану;
- Бейнебақылау жүйесін пайдалану;
- Ақпараттың құпиялылығы туралы келісімді жауапты сақтау.
Жұмыс тәжірибесі құжаттарды сканерлеу компания мұрағатын бизнестің барлық саласында құнды активке айналдыратынын көрсетті. Алайда құжаттарды сканерлеу мен тану барынша талап етілетін салалар да бар.
Мұндай салаларға:
- Банк саласы;
- Бөлшек сауда;
- Сақтандыру компаниясы;
- Консалтингтік қызметтер көрсететін компаниялар;
- Заң компаниялары жатады.
Үлкен көлемдегі мұрағаттық құжаттарды сканерлеген кезде жауапты және жүйелік әдіс талап етіледі. Құжаттар үлкен болған сайын цифрлық форматқа ауыстыру қажет – құжаттарды сканерлеуге дайындау соншама күрделі. ОСГ-ның дана шешімдерінің кешенімен мұрағаттық құжаттың кез-келген көлемін сканерлеу тез және сапалы орындалды.
Құжаттарды сканерлеу мен тану барынша тиімді орындалуы үшін ОСГ мамандары құжаттарды сканерлеуге дайындайды.
Бұл кезеңде құжаттарды сканерлеу екі негізгі міндетте орындалады:
- Құжаттарды техникалық өңдеу;
- Құжаттарды жүйелеу.
Құжаттарды техникалық өңдеу кезеңі
Қағаз тасымалдағыштарды құжаттар сканын жасауға нақты дайындау үшін әрекеттер кешені кіреді. Мыналарға байланысты:
- сканерлеуге түсетін құаттардың түрі мен жағдайына;
- сканерлеу алдына қойылған міндеттерге;
құжаттарға техникалық өңдеу жүргізіледі. Бұл кезең сканерлеу процесінің бұдан әрі барынша автоматтандырылуы үшін маңызды. Құжаттарды цифрлаудың осы кезеңінде олардан сканерлеу рәсіміне кедергі келтіруге қабілетті барлық металл элементтер алынып тасталады.
Ақпаратты жүйелеу кезеңі
Жұмыстың осы сатысында сканерлеу кезінде құжаттардың мұрағаттарына мағыналық талдау жүргізіледі. Сканерлеудің нақты қандай қызметіне тапсырыс берілгеніне байланысты – мамандар деректерді сұрыптау мен жүйелеу бойынша кешенді жұмыстарды орындайды.
Сканерлеуге жататын құжаттарды анықтау жөніндегі жұмыс жүргізілуі мүмкін. Егер бүкіл мұрағаттан тек құжаттың белгілі түрін ғана сканерлеу қажет болса – ОСГ қызметкерлері осы сұрыптаманы ғана орындайды. Осылайша, нақты электронды түрге аудару қажет ақпарат қана сканерленетін болады.
Сондай-ақ мұрағаттық құжаттарды сканерлеудің осы кезеңінде құжаттарды сұрыптау мыналарды ескере отырып, жүргізіледі:
- хронологиялық тәртіп;
- құжаттама түрі;
- жағдайы мен сыртқы түрі.
Жүйелеу кезеңі құжаттарды алдағы индекстеуге дайындау кезеңінде аса маңызды. Сканерленген құжаттарға ыңғайлы мүмкіндік деректерді жүйелеу кезеңінде жұмыстардың қаншалықты мұқият орындалғанына байланысты.
Заманауи техниканың мүмкіндігі құжаттарды онлайн сканерлеуді орындауға мүмкіндік береді. Алайда егер нақты үлкен компанияның тұтас мұрағатын сканерлеу туралы болса – онда әрине, мұндай сканерлеуді мамандандырылған аутсорсингтік компания ОСГ Рекордз Менеджмент орындауы тиіс. Мұндай әдіс құжаттарды сканерлеуді оңтайландыруға мүмкіндік береді және білікті орындаған кезде қағаз құжаттарды зияткерлік электронды мұрағатқа айналдырады.
Құжаттарды қайда сканерлеуді таңдағанда, сканерлеу процедурасының өзі – бұл құжаттамаларды толыққанды өңдеу үшін іске асыруды талап ететін кешенді шешімнің бір бөлігі ғана екенін есте сақтау керек.
Біз құжаттарды қалай сканерлейміз
1.
Сканерлеу мақсатын анықтаңыз
2.
Көлемді анықтаңыз
3.
Мұрағаттан құжаттарды сканерлеу
4.
Индекстеу
5.
Сканерленген құжаттарға мүмкіндік
6.
Құжаттар түпнұсқасын е-Мұрағатқа беру
Сканерлеу үшін құжаттарды сілтемелер
ОСГ-ға бүгін хабарласыңыз
Өз арманыңызды іске асырыңыз! Консультантқа қоңырау соғыңыз: