fbpx
050051, Қазақстан Республикасы, Алматы, Самал-2, 105-үй, 4-кеңсе +7 701 506 90 94

е-Мұрағат: электронды мұрағат

е-Мұрағаттан кез-келген құжатты іздеу небәрі бір минут алады: клиенттерге сапалы қызмет көрсету мен серіктестермен тиімді жұмыс жасау үшін барлық қажетті деректер әрқашан сіздің қолыңызда болады. е-Мұрағат арқылы компанияның ішінде келісімді жедел алуға және электронды құжаттарды бірден контрагенттерге жіберуге болады.
Құжаттардың электронды мұрағаты қымбат тұратын офис кеңістігін қағаздан босатады және қағаз мұрағатты басқару қажеттілігінен құтқарады. Қызметкерлердің жұмыс уақыты тиімді пайдаланылады, кез-келген құжатты іздеу бір минутты ғана алады. Компанияның кез-келген филиал мен өкілдік құжаттарының бірыңғай мұрағатына қолжетімділігі операциялық шығындарды қысқартады. Құжаттарды тез басқару контрагенттерге өсім төлемеуге және тіпті олардан арнайы талап алуға көмектеседі.
е-Мұрағат интерфейсі қарапайым және интуитивті түсінікті, сіз және сіздің қызметкерлеріңіз е-Мұрағаттағы жұмысқа бірден – арнайы дайындықсыз немесе оқусыз кірісе алады. Сіз кез-келген құжатты бір минутта таба аласыз және тікелей е-Мұрағат арқылы онымен жұмыс істей аласыз: оларды редакциялау, түсіндірмелермен қамту, өз компьютеріңізге жүктеу, жіберу және басып шығару, виза қою және электронды мөрлер басу.
е-Мұрағаттағы барлық деректер ОСГ-нің қорғалған серверінде сақталады және әрқашан резервтік көшірмесі болады. Сіздің компанияңыздың барлық қызметкерлері өкілеттіктің әртүрлі деңгейі бар - құжаттарды көру, түзету, басып шығару, жіберу және виза қою үшін е-Мұрағатқа авторландырылған рұқсат алады. Қызметкерлер рұқсатының деңгейін сіз дербес анықтай аласыз және мұнда сізге біз де өз тәжірибемізді ескере отырып, көмектесе аламыз.
е-Мұрағатпен компанияның барлық құжаттары бір жерде болады. Олардың болуын, қозғалысы мен олармен жұмыс тарихын жеңіл басқаруға болады. е-Мұрағат тіпті қандай қызметкерлердің қандай уақытта белгілі құжатты қарағанын немесе түзегенін қадағалауға мүмкіндік береді. Бұдан компанияның жұмысын операциялық бақылау жаңа деңгейге көтеріледі.
ОСГ сіздің құжаттарыңызды сканерлейді және кез-келген ескі құжатты таба алатындай электронды мұрағатты жасайды. Сіздің құжаттармен қайда, қашан, қалай және қандай құрылғыдан жұмыс істейтінді сіз шешесіз, өйткені біз сізге құпиялылықты сақтай отырып, кез-келген жерде, кез-келген уақытта, кез-келген құрылғыдан жұмыс істеу мүмкіндігін қамтамасыз етеміз.
е-Мұрағат сізбен бірге сіздің бизнесіңіздің жетістігі мен мақсатына жұмыс істейді. Құжаттар сізге нақты қажетті параметрді тез іздеу үшін индекстеледі. Мұрағатқа мүмкіндік сіздің қызметкерлеріңіздің міндеттері мен өкілеттіктеріне сәйкес реттеледі. Сіз қай қызметкердің қандай құжатқа рұқсатының бар екенін анықтайсыз және рұқсат деңгейін белгілейсіз: ең төменгі – құжатты көруден бастап – құжатты е-Мұрағаттан жүктеуді және жоюды қамтитын толық рұқсатқа дейін.
Біздің мүмкіндіктер кез-келген көлемдегі құжаттар үшін е-Мұрағат жасауға мүмкіндік береді. Бүгінгі күні ОСГ күніне 2 млн. құжат сканерлейді және бізде бұл санды кез-келген көлемге дейін ұлғайту үшін дағды мен тәжірибе жеткілікті. Әртүрлі компаниялардың 16 000 қызметкері қазірдің өзінде ОСГ е-Мұрағатын пайдаланады. ОСГ әлемнің 5 елінде шамамен 10 млрд. құжатты сақтауда және өңдеуде.

е-Мұрағат — құжаттардың электронды мұрағаты

Елестетіп көріңізші – сіздің барлық қағаз құжаттарыңыз сканерленген және тәулік бойы және тұрақты рұқсат берілетін деректердің қауіпсіз базасына орналастырылған.

Бұл демек, сіздің қызметкерлеріңіз тінтуірді бір шертумен файлдарды таба алады, бере алады және өңдей алады. Электронды мұрағатты ұйымдастыру осы арманыңызды шынайы іске асыруға көмектеседі, ал «қағазсыз» сақтау үлгісінің арқасында сіздің офисіңізде тағы да көптеген орындар босайды. Деректерді дәстүрлі емес қағаз әдіспен сақтау, қазіргі заманғы жетістіктерді пайдалану сізге жұмыс барысын барынша оңтайландыруға мүмкіндік береді.

Үлкен мұрағат үшін құжаттардың электронды мұрағаты

ОСГ техникалық мамандары сіздердің құжаттарыңызды буып-түйеді және біздің Деректерді Басқару Орталығына апарады. Біз кез-келген құжаттың цифрлық көшірмелерін жасау үшін жоғары жылдамдықты ағын типті сканерді пайдаланамыз. Деректер индекстеледі және оған шұғыл рұқсатпен сіздің деректердің жаңа электронды базасына орналастырылады. Бұл процесс аз уақыт алады және тіпті үлкен мұрағат үшін де бағасы бойынша қолжетімді.

Электронды мұрағат жүйесін пайдалану қарапайымдылығы

Электронды мұрағат жүйесімен жұмыс жасау үшін сізге жаңа қондырғы, бағдарламалық қамтамасыз ету немесе қызметкерді қосымша оқыту қажет болады. Жай ғана логин мен парольді енгізсеңіз, өзіңіздің ұйғарымыңыз бойынша деректерді іздей аласыз, шығара аласыз және түзете аласыз. Сіз тіпті көшірмені басып шығара аласыз немесе құжаттарды әріптестерге жібере аласыз. (e-Мұрағат интерфейсін қараңыз)

Кез-келген жерден құжаттарға тәулік бойы күнделікті мүмкіндік

Құжаттардың электронды мұрағатына мүмкіндік Интернет арқылы жүзеге асырылады, сондықтан сіздің қызметкеріңіз офистің кез-келген филиалынан жалпы файлдарға толық еркін мүмкіндік алады. Бұл сонымен қатар қызметкерлерге үйде немесе кез-келген басқа жерде тиімді жұмыс істеуге мүмкіндік береді.

Электронды мұрағат жүйесінің қауіпсіздігі

Өзінің онлайн-сервисін пайдалана отырып, ОСГ банктердің өзінің құжаттарының электронды мұрағатының жоғары қауіпсіздігін қамтамасыз ететін технологияны пайдаланады. SSL сертификаты шарт белгі қойылған деректерді берді қамтамасыз етеді. Сондай-ақ біздің деректер базаңыз ОСГ Деректерді басқару орталығының қорғауында орналасқан арнайы серверде сақталады. Бізге клиенттер іс жүзінде экономиканың барлық саласынан хабарласады, ал ОСГ компаниясы көрсететін қолдау нарық көшбасшысының мәртебесіне сай келеді.

Электронды мұрағат жасау сіздің жұмысыңызға кедергі келтірмейді. Заңнаманы сақтау мақсатында сіз оларды сканерлегеннен кейін кейбір баспалық түпнұсқаны қалдыру тілегіңізді білдіре алады. Оларды сондай-ақ ОСГ-ның қауіпсіз сақтауына беруге болады. Сақтау мерзімі біткен құжаттарды ОСГ құпия түрде жою қызметін пайдалана отырып жоюға болады.

Құжаттардың электронды мұрағаты қалай жұмыс істейді

1.

е-Мұрағатқа мүмкіндік
е-Мұрағат сіздің ұйымыңыздың сұратуымен жасалады. Біз сіздің бизнесіңіздің ерекшелігін түсінеміз және сіздің ақпаратты тиімді басқару үшін ненің керек екенін білеміз. Сіздің құжаттарыңыздың көлемі мен типін бағалаймыз және құжаттарды ең оңай, жылдам және ыңғайлы басқару үшін е-Мұрағатты жасаған кезде қарай параметрді ескеру керектігі жөнінде кеңес береміз. Индекстеу үшін құжаттар алаңы мен құжаттарды одан әрі іздеуді және сіздің қызметкерлеріңіздің е-Мұрағааттағы құжаттарға рұқсат деңгейін сіз анықтайсыз.

2.

Құжаттарды сканерлеу
Біз сіздің құжаттарыңызды біздің сканерлеу орталықтарының бірінен жеткіземіз. Пәрменді инвестиция, кәсіби қондырғы бізге күн сайын миллиондаған құжаттарды өңдеуге және электронды түрге аударуға мүмкіндік береді. Бүгін біз күніне 2 млн. бет сканерлейміз және бұл көлемді кез-келген қажетті көлемге дейін ұлғайта аламыз. Жылдамдық сияқты дәлдік те жоғары: қазір ғана тексерілген деректер е-Мұрағатқа түседі және сіз құжаттармен жеңіл жұмыс істей аласыз!

3.

Индекстеу және Мұрағатқа жүктеу
Сканерлегеннен кейін әрбір құжат индекстеледі, яғни оны е-Мұрағаттан алдағы кезде тез іздеу үшін құжаттың негізгі дерегі сипатталады. Мысалы, күні, офистің мекен-жайы, департамент, клиенттің аты-жөні, шарттың нөмірі және т.б. Индекстегеннен кейін құжат е-Мұрағатқа жүктеледі. Осы құжат OCR автоматы жүйесімен саналуы мүмкін (деректерді оптикалық тану). Егер қажетті ақпарат автоматты танылып оқылмаса, құжатты Деректерді енгізу орталығының қызметкері қолмен индекстейді. Яғни кез-келген құжат абсолютті е-Мұрағаттың бөлігі болуы мүмкін.

4.

Мұрағатты пайдалану
Құжат е-Мұрағатқа қалай жүктеледі, сіздің қызметкеріңіз өзінің рұқсат деңгейіне сәйкес онымен жұмыс істей алады: тез табу, көр, өзінің компьютеріне сақтау, басып шығару және жіберу. е-Мұрағатта түзетудің бай функционалы бар: фрагментті бөліп көрсетуге, түсіндірмелер мен белгілер қосуға боалды. е-Мұрағат құжаттарды компанияның ішінде тез келісу үшін жақсы келеді: электронды құжатқа бөлімдер мөртабаны мен жеке мөрлер қоюға болады. Бұл ретте құжатпен жұмыстың бүкіл тарихы және тіпті оны көру сақталады.

5.

Құжаттарды қосу және жою
Кез-келген ұйымның мұрағаты дәлме-дәл әрбір күні толықтырылады. Қажет кезде сіздің қызметкерлеріңіз құжатты өздері сканерлей алады, оны индекстей алады және жедел е-Мұрағатқа қоса алады. Тиісті деңгейде рұқсаты бар сіздің компанияның қызметкерлері сондай-ақ оған енді қажеттілік болмаса, е-Мұрағаттан құжаттарды жоя алады.

6.

Түпнұсқаларды сақтау, қайтару немесе жою
Сіздің ұйымыңыз құжаттарының қағаз түпнұсқаларын сканерлегеннен және е-Мұрағатқа жүктегеннен кейін біз оларды сіздің нұсқауыңызға сәйкес қайта түзетеміз: біздің кәсіби мұрағаттық қоймада сақтауға апарамыз немесе сіздерге қайтарамыз.
Сұратуды бүгін жасаңыз

e-Мұрағат қызметі бойынша пайдалы сілтемелер

ОСГ сайты келушілерге құжаттар мен ақпараттарды басқару мәселелерін түпкілікті зерттеу мүмкіндігін ұсынады. Сілтемелерді пайдаланыңыз немесе біздің Басшылық және нұсқаулық бөліміне кіріңіз.

Компания тарихы

ОСГ-ға бүгін хабарласыңыз

Өз арманыңызды іске асырыңыз! Консультантқа қоңырау соғыңыз: +7 701 506 90 94

Рахмет! Сіздің өтінішіңіз сәтті жіберілді. Біз сізге жақын арада жауап береміз.
ОСГ Рекордз Менеджмент +7 701 506 90 94.