Кез келген бизнесте құжаттар әрдайым өзінің санымен көбеюде. Ол жинала береді, сөрелерді, содан кейін кабинеттеттерді де толтырады.
Шындығында олар көбейгенде, мұрағаттың құжаттарымен не істеу керек?
2016 жылы нарықтық мұрағат саласының көшбасшылары OSG Records Management және IT Microsoft, Microsoft Kazakhstan құжаттарының айналымын оңтайландыру үшін, серіктестік келісім жасасты, бұл өз кезегінде активтерді түгендеу, құжаттарды мұрағаттық өңдеу, сканерлеу және оның электронды базасын құру жобаларын сәтті жүзеге асырылуына септігін тигізді.
Microsoft Kazakhstan’ OSG көмегімен құжаттардың сақталуын ұйымдастырып, құжаттарды сақтаудың барлық жағдайларын және құпиялылығын қамтамасыз етті.
«ОСГ Қазақстан» бас менеджері Михаил Бетин, Microsoft әріптестерімізге құжаттарын сақтау үшін, ең жақсы жағдай ұсынғанымызды және құжат айналымын басқаруда қолдау мен көмек көрсеткенімізге қуаныштымыз», – дейді.
Microsoft Kazkahstan, өз кезегінде құжаттардың электронды базасын пайдаланудағы ыңғайлылықпен, жүргізілген оңтайландыру ыңғайлылығын атап өтті.
Microsoft Kazakhstan әкімшілік бөлімінің қызметкері Маракушина Ольга өзінің берген сұхбатында – «Жақында, біз электрондық мұрағат қызметін пайдалануға шешім қабылдап, құжатты сканерлеп және олармен электронды түрде жұмыс жасап көрдік. Ол көп уақыт үнемдеп, жұмыс жасауға өте ыңғайлы болып шықты. Егерде бұрын, бізге бір құжатты табу үшін 10 минут уақыт қажет болған болса, қазыргі кезде, белгіленген критерияларды таңдап алып, керекті құжатты бірнеше секундтың ішінде тауып аламыз. Сондай-ақ кеңседе немесе кеңседен тыс жерде отырып, компьютер немесе мобильді құрылғы арқылы құжаттарды көру өте ыңғайлы екендігін», – әңгімеледі.
Жалпы алғанда сканерлеу секторында және электронды құжаттардың базасын құру, экономика және жаңа технологиялардың даму тұсында, мұрағаттық қызметтер нарығында оң үрдіс байқалады. Көптеген компаниялар қағаз жүзіндегі ақпаратқа қарағанда, электрондық құжаттарға басымдық танытып және электрондық құжат айналымына көшуде. Бірақ бұл ақпараттарды қағаз жүзінде сақтаудың қажеттілігін жоймайды, сол себепті Қазақстан нарығында OSG Records Management қатысуы дәлелденіп отыр.